Qualitätsmanagement in der Arztpraxis

An dieser Stelle möchten wir Ihnen einige häufig gestellte Fragen zum praxisinternen Qualitätsmanagement beantworten. Um Ihnen den Aufbau eines QM-Systems zu erleichtern, haben wir das Praxishandbuch des MVZ Labor Diagnostik Karlsruhe mit vielen gemäß "Richtlinie über grundsätzliche Anforderungen an ein einrichtungsinternes Qualitätsmanagment für Vertragsärzte, Vertraspxychotherapeuten, MVZ, Vertragszahnärzte sowie zugelassene Krankenhäuser (Qualitätsmanagement-Richtlinie/QM-RL)" erforderlichen Musterdokumenten erstellt. Es enthält eine Sammlung von Musterdokumenten für Ihr Praxis-QM und weitere Informationen. Wir informieren Sie gerne darüber.

Eine gute Orientierung zum Stand Ihres Qualitätsmanagement bietet Ihnen die KBV mit ihrem "PraxisCheck". Hier können Sie den Stand Ihres QM anonym überprüfen und erhalten wertvolle Hinweise für dessen Gestaltung und Verbesserung.

Haben Sie weitere Fragen zu diesem Thema?

Bitte wenden Sie sich an unsere QM-Beauftragte, Frau Ute Och, Telefon: +49 721 6277-690, E-Mail: ute.och(∂)labor-karlsruhe.de

• Welche Verpflichtung besteht für Arztpraxen, ein QM-System einzurichten?
• Ist eine Zertifizierung vorgeschrieben?
• Wie können die Forderungen der QM-Richtlinie erfüllt werden?
• Was bringt eigentlich QM außer noch mehr Bürokratie?
• Müssen bestimmte Schulungen zum Thema QM nachgewiesen werden?
• Warum müssen so viele Dokumente dafür erstellt werden?
• Welche Anforderungen müssen Arztpraxen erfüllen, wenn sie selbst Laborleistungen erbringen?

Welche Verpflichtung besteht für Arztpraxen, ein QM-System einzurichten?

Nach § 135a und § 136a SGB V sind alle Vertragsärzte verpflichtet, ein Qualitätsmanagementsystem (QM-System) in ihrer Praxis einzuführen. In der "Richtlinie über grundsätzliche Anforderungen an ein einrichtungsinternes Qualitätsmanagment für Vertragsärzte, Vertraspxychotherapeuten, MVZ, Vertragszahnärzte sowie zugelassene Krankenhäuser (Qualitätsmanagement-Richtlinie/QM-RL)" hat der Gemeinsame Bundesausschuss mit Beschluss vom 15.09.16 den Mindestumfang festgelegt. Darin wird Qualitätsmanagement ausdrücklich als Führungsaufgabe gesehen. Gegenüber den ersten Fassungen von 2005 und 2014 wurde der Geltungsbereich auf Zahnärzte und Krankenhäuser erweitert, für die es vorher eigene QM-Richtlinien gab. Gleichzeitig wurden wesentliche inhaltliche Ergänzungen vorgenommen. Wichtige neue QM-Elemende sind:

• Risiko- und Fehlermanagement
• Fortbildungs- und Schulungsmaßnahmen
• Mitarbeiterbefragungen
• Patienteninformation und -aufklärung
• Arzneimitteltherapiesicherheit
• Schmerzmanagement
• Maßnahmen zur Vermeidung von Stürzen und Sturzfolgen

Die im Teil A § 4 aufgeführten Methoden und Instrumente sollen innerhalb 3 Jahren nach Zulassung umgesetzt sein und dann kontinuierlich weiterentwickelt werden. Die kassenärztlichen Vereinigungen sollen stichprobenartig jährlich 2,5 % der Praxen auf Einhaltung der QM-Richtlinie überprüfen.

Für Ärzte, die Laboranalysen durchführen, kommen die Anforderungen der „Richtlinien der Bundesärztekammer zur Qualitätssicherung laboratoriumsmedizinischer Untersuchungen“ (RiLiBÄK 2019) hinzu. Auch hier beginnen die Eichbehörden der Bundesländer zur Zeit mit der Überprüfung, ob die Vorgaben der RiLiBÄK eingehalten werden.

Kurzinformation "Qualitätssicherung labormedizinischer Untersuchungen in der Arztpraxis"

Ein QM-System soll jedoch nicht nur als bürokratische Verpflichtung wahrgenommen werden, sondern von den Mitarbeitern akzeptiert, flexibel und ausbaufähig sein. Neben der Rechtssicherheit stehen Patientensicherheit und die Optimierung der Praxisführung im Vordergrund.

Ist eine Zertifizierung vorgeschrieben?

Nein, es müssen nach bisherigem Stand lediglich die Forderungen der QM-Richtlinie erfüllt werden. Dazu gehören Prozessbeschreibungen und Arbeitsanweisungen, die Formblätter zur Dokumentation von Kontrollen und Maßnahmen und weitere qualitätsrelevante Unterlagen.

Wie können die Forderungen der QM-Richtlinie erfüllt werden?

Es ist kein QM-System vorgegeben. Zwar gibt es viele Möglichkeiten, aber keine davon muss verwendet werden. Folgende QM-Systeme können z. B. eingesetzt und auch zertifiziert werden:

• QEP: Qualitätsmanagement und Entwicklung in Praxen, das QM-System der kassenärztlichen Vereinigungen (KV)
• KPQM 2006: KV-Praxis-Qualitätsmanagement, entwickelt von der KV Westfalen-Lippe
• EPA: Europäisches Praxisassessment inkl. Benchmarking mit anderen Praxen, entwickelt im Rahmen eines europäischen Projekts durch das Aqua-Institut, Zertifizierung durch die Stiftung Praxissiegel e. V.
• ISO 9001: Internationale Norm der International Standardisation Organisation, anwendbar auf alle Unternehmen
• DIN EN 15224: die Ende 2012 neu erschienene zertifizierbare europäische Norm für alle Dienstleister in der Gesundheitsversorgung wurde 2017 neu aufgelegt und erweitert. Sie schließt die Anforderungen der ISO 9001 ein, ist aber inhaltlich präziser auf das Gesundheitswesen ausgerichtet.

Es können auch Elemente verschiedener Systeme gemischt werden, solange die Forderungen der GBA-Richtlinie abgedeckt sind. Grundsatz beim Umfang der Dokumentation sollte immer sein, was der gesunde Menschenverstand vorgibt – dokumentiert wird, was für die Qualität wichtig ist. Art und Umfang von Maßnahmen und Dokumentation müssen sinnvoll und angemessen sein.

Das Praxishandbuch des Bioscientia Labor Karlsruhe versucht genau das: das Beste und Praktischste aus langjähriger Erfahrung und verschiedenen Systemen zusammenzuführen und Musterdokumente vorzuschlagen, die individuell an die Verhältnisse in der Praxis angepasst werden müssen.

Müssen bestimmte Schulungen zum Thema Qualitätsmanagement nachgewiesen werden?

Es ist auf jeden Fall sinnvoll, Grundwissen zum Qualitätsmanagement zu erwerben. Schulungen sind jedoch weder der Dauer noch dem Thema nach vorgeschrieben.

Was bringt eigentlich Qualitätsmanagement außer noch mehr Bürokratie?

Der besonderen Qualitätsverantwortung des Arztes und seines Teams wird Rechnung getragen:

• Ziel aller QM-Maßnahmen ist Patienten- und Mitarbeitersicherheit sowie Patienten- und Mitarbeiterzufriedenheit.
• Wichtige Arbeitsabläufe sollen von allen gleich (gut) gemacht werden.  Deswegen gibt es die Arbeitsanweisungen (z. B. Verabreichung von Infusionen, Durchführung eines Ruhe-EKG).
• Kritische Punkte, an denen eine relativ hohe Fehlerwahrscheinlichkeit mit bedeutenden potentiellen Auswirkungen besteht, sollen klar sein. An diesen Punkten werden Kontrollen durchgeführt und dokumentiert (z. B. Steri-Kontrollen, Temperatur des Medikamentenkühlschranks, Kontrollprobenmessung im Labor). Kritische Punkte sind auch oft im Hygienebereich zu finden. Deswegen werden Hygienepläne ausgearbeitet und befolgt. Dies alles ist Teil eines systematischen Risikomanagements.
• Alle Mitarbeiter sollen beste Leistung bringen und den Patienten durch Kompetenz und Freundlichkeit Sicherheit vermitteln. Deswegen werden Schulungen durchgeführt und dokumentiert. Damit jede/r seinen/ihren Verantwortungsbereich kennt und bewusst wahrnimmt, gibt es ein Organigramm und Stellenbeschreibungen.
• Jeder soll wissen, welche Ziele die Praxis hat und die Praxis soll erfolgreich laufen. Deswegen werden Praxisleitlinien und Qualitätsziele erarbeitet und die Zielerreichung bewertet.
• Die Patienten sollen sich in der Praxis gut aufgehoben fühlen. Deswegen werden Patientenbefragungen durchgeführt und ausgewertet um die Wirksamkeit der oben aufgeführten Maßnahmen zu überprüfen.
• Die Patienten sollen nach neuestem Wissensstand behandelt werden. Deswegen soll Leitlinien konform gearbeitet werden.
• Fehler sollen vermieden oder – wenn passiert – schnell erkannt und behoben werden. Deswegen werden Reklamationen schriftlich aufgenommen und die getroffenen Korrekturmaßnahmen dokumentiert, also ein systematisches Beschwerdemanagement etabliert.
• Alle Abläufe in Organisation und Behandlung sollen ständig verbessert werden. Deswegen werden aus Fehlern und Reklamationen Vorbeugungs- und Verbesserungsmaßnahmen abgeleitet. Ein wichtiges Forum für diese Qualitätsarbeit ist die Teambesprechung.
• Alle Geräte sollen zuverlässig funktionieren. Deswegen werden Gerätebücher geführt und alle Wartungen, Kalibrierungen, Funktionskontrollen sowie Reparaturen dokumentiert. Dazu verpflichten uns auch die Vorgaben der Medizinproduktebetreiberverordnung.
• Wir gehen sorgfältig mit den personebezogenen Daten unserer Patienten und Mitarbeiter um und nehmen den Datenschutz ernst. Dazu bedarf es umfangreicher technischer und organisatorischer Maßnahmen.

Warum Risikomanagement?

Immer, wenn wir in unseren Prozesse etwas ändern...

• betreten wir Neuland
• gibt es das Risiko, dass etwas schief gehen könnte
• können wir uns nicht auf Routine und Erfahrung verlassen
• ist daher eine Risikoanalyse erforderlich
• brauchen wir einen Plan für die Umsetzung, der die Vermeidung der Risiken berücksichtigt
• müssen wir den gesamten Änderungsprozess dokumentieren
• müssen wir den Erfolg unserer Maßnahmen kontrollieren

Risikomanagement durchzieht aber auch den Praxisalltag. Dazu gehören z. B.

• interne Audits
• Managementbewertungen
• Bewertung der Kosten- und Leistungsentwicklung
• Gefährdungsbeurteilungen
• Notfallpläne und Notfallanweisungen
• Schulung der Mitarbeiter
• Teilnahme an Qualitätszirkeln
• Teilnahme an Fehlerberichtssystemen
• Fallbesprechungen
• Team- und Projektbesprechungen
• Befragungen (Mitarbeiter, Patienten, Zuweiser)

Warum müssen so viele Dokumente dafür erstellt werden?

• Was man nicht aufschreibt, kann man nicht nachweisen.
• Wenn es zum Streitfall kommt, kann man nachweisen, dass man verantwortungsbewusst gehandelt hat.
• Nur was schriftlich festgelegt wurde, wird als verpflichtende Handlungsgrundlage akzeptiert. Das liegt einfach in der Natur des Menschen.
• Viele Dokumente müssen sowieso auf Grund gesetzlicher Anforderungen erstellt werden (z. B. Medizinproduktebücher oder Hygieneplan).